博客统计信息

用户名:stdivking
文章数:46
评论数:2
访问量:12170
无忧币:19
博客积分:286
博客等级:2
注册日期:2009-10-26

热门专题

更多>>
坐在马桶上学算法
阅读量:25498
Linux高级入门攻略
阅读量:4130
CentOS进阶与提高
阅读量:3267
做个时间管理的高手
2010-04-25 14:21:47
 
我的《时间管理》培训通常是用李宗盛的《忙与盲》这首歌来欢迎每一位入场的学员的:
  
曾有一次晚餐和一张床,在什么时间地点和哪个对象,我已经遗忘,我已经遗忘生活是肥皂香水,眼影唇膏。
  许多的电话在响,许多的事要备忘。许多的门与抽屉,开了又关,关了又开,如此的慌张。
  我来来往往,我匆匆忙忙,从一个方向到另一个方向。
  忙忙忙,忙忙忙,忙是为了自己的理想,还是为了不让别人失望?
  盲盲盲,盲盲盲,盲得已经没有主张,盲得已经失去方向。
  忙忙忙,盲盲盲,忙得分不清欢喜和忧伤,忙得没有时间痛哭一场!
  培训一开始,我会问大家:
  “你忙吗?”
  “要是忙的话,能有多忙?”
  “忙得有目的吗?还是瞎忙?”
  “是忙得心力交瘁,还是忙而快乐着?”
  当然,我还一定会问:“各位参加时间管理培训的期望是什么?”
  众说纷纭之后,我会请学员回答以下10个问题:
  你是否曾:
  1、在下班回家的路上突然想起今天还有一项工作没有完成?
  2、给对方打电话,放下电话后突然意识到该说的事没说?
  3、看到记在某张纸上的电话却不知是谁的,然后恶作剧地把电话打过去,听到对方自报姓名后马上把电话放下?
  4、认为计划赶不上变化?
  5、给对方递名片时,突然意识到仅剩的两张名片上还记着别人的联系信息?
  6、记不清把信息记录在哪里了?
  7、别人说你的桌子太乱?
  8、想做一件事,比如健身或谈恋爱、与家人多在一起等,却总没开始或找不到时间做?
  9、别人答应你一件事,过了期限后你才想起来?
  10、忘记某个约会后,谎称自己生了病或亲属有病?
  看你有多少个问题回答为“是”:
  1、0个:没必要参加培训。
  2、1-3个:你的时间管理很棒,但还有提高的余地。
  3、4-7个:日子过得还不错,但你满足吗?
  4、8-10个:祝贺你!你参加培训是来对了。
  培训目标:
  通过本次培训,学员应能够:
  -说明时间管理的实质意义
  -明确高效能人士的成功习惯
  -制定人生7个方面的目标
  -掌握时间管理的具体方法
  内容概要:
  单元一:时间管理的意义——本末兼顾
  单元二:时间管理的原则——要事第一
  单元三:时间管理的方法——集中统筹
  时间管理的意义:本末兼顾
时间管理的实质
  很多人都认为,时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。这确实是掌握时间管理技能的一大好处。然而,时间管理的本质并不如此。时间管理的根本是人生的自我管理。它应该是每个追求成功的人的必备素质。
  那么,什么又是真正的成功呢?成功包含“效能”和“效率”两个方面。“效能”是指一个人是否在“做正确的事”,即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动:“效率”是指“正确地做事”,即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。因此,时间管理不仅涉及“效率”,更要关注“效能”,才能真正体会到成功所带来的喜悦。“效能”为本,“效率”是末。
  我相信,我们每个人都会或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜:人活着到底是为了什么?我的人生价值何在?
  既然“效能”为本,那么一个自然的问题是:你确立了适合自己的人生目标吗?很多学员正是带着“如何确定人生目标”这样的疑问来参加培训的。我们常常感叹:说起来容易,做起来难!所以,这个世界上成功的人并不多。我们都知道人活着应该有目标,这说起来确实容易;但到底怎样确立目标,什么样的目标才是正确的,这的确是个难题。
  “你的天赋才能与世界需求交叉的地方,那就是你的使命所在。”亚里士多德其实很早就为我们指点了迷津。而遗憾的是,现实中人们所追求的,往往不是内心呼唤的自我,而是攀比与虚荣。这样得来的结果,只能是暂时的满足,更多的却是失落。你认识到自己真正的才能了吗?你知道这些才能如何满足世界的需求吗?你若想成功,就从回答这一问题开始吧,否则你很难体会到生命的意义。
  当你找到了这个问题的答案,你就开始有了目标——人生效能的起点。人生不是单一的色彩,而是万花筒。要实现目标,需要关照人生的各个方面,这就是你的——人生之轮。
  《高效能人士的7个习惯》的作者史蒂芬。柯维在研究并采访过大量的成功人士之后得出:真正成功的人注重人生各个方面的修炼。
  练习:
  -请为自己目前人生的7个方面从最满意到最不满意排序。
  -你希望在哪些方面寻求大的发展?
  -你为这几方面树立了目标吗?
  你对人生7个方面的关照程度,将决定你人生效能的高低。
高效能(成功)人士的8个习惯
  1、积极主动
  2、以终为始
  3、要事第一
  4、双赢思维
  5、知彼解己
  6、统合综效
  7、不断更新
  8、找到心声
  这8个习惯是史蒂芬。柯维博士在他两部经典著作《高效能人士的7个习惯》和《第8个习惯》中总结并倡导的。习惯1、2、3帮助你实现个人成功。习惯4、 5、6和8帮助你实现人际关系和团队的成功。习惯7帮助你保持恒久的成功。这两本书值得我们每个人反复咀嚼、消化,从而化为行动。要想突破时间管理能力的瓶颈,这两本书是必读的。
  8个习惯都与时间管理密切相关:
  -习惯1和8要求树立正确的人生态度和时间观念。
  -习惯2要求行动前要有目标,保证做正确的事。
  -习惯3要求实现目标要有计划,保证正确地做事。
  -习惯4、5、6说明与他人合作会更有效率。
  -习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功,时间管理要关照人生的各个方面。
  8个习惯的养成,将会大大提升人生效能。“效能”提升之后,“效率”自然就成了你的关注点。
个人效率的11个方面
  个人效率自我检测。请为自己的各项打分。如倾向左边的描述,分数应为1-5;如倾向右边的描述,分数应为6-10.
  11项当中你分数偏低的项目,就是你时间管理“效率”方面需要提高的重点。
  工作效率与个人效率。对于我们多数人来说,除了睡觉,生活的大部分时间都在工作中度过。一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率则往往代表了个人的生活效率。
  影响一个人工作效率的原因主要有以下方面:
  一、自身因素:如缺乏计划,时间观念不强,追求完美,不愿委托或授权等。
  二、组织因素:如绩效管理等制度不健全,沟通不畅,文山会海等。
  三、环境因素:如突发事件多,应酬多,同事时间观念不强等。
  四、技术因素:如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。
  问题:影响你工作效率的因素是哪些?
  你能改变组织和环境吗?
  你一定能改变的是:你的自身因素以及找到适合自己的时间管理方法和工具。时间管理培训能够帮助你的也正是自身和技术两方面的因素。学习时间管理的意义。一、明确成功(效能)的真正含义。二、采取正确、有效率的方法和工具去实现成功。
  时间管理的原则:要事第一
时间管理的一个经典游戏
  桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。其中一个容器中盛有一大半的细沙,另一个容器是空的。现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中,但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面,你会怎么做?
  有的人会先把细沙全倒入空容器中,然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙,从而达到规定的条件。
  可如果你先把所有的石头都放进空容器中,然后再倒入细沙,你会发现在摇一摇、抹一抹之后,轻而易举地就完成了任务。
  在这个游戏中,容器象征着什么?细沙象征着什么?石头象征着什么?这个游戏又说明了什么?
  容器象征着我们每个人有限的时间,不管是一天也好,或是一生也罢。细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。石头象征着关乎人生效能的大事。这个游戏说明,倘若我们总先忙琐事,那么很难成就大事。而如果我们能做到要事第一,那么处理起琐事来也会游刃有余。
事务四分类
  事务依重要性与紧急性可分为四类:
  我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。但不管怎样,我们在现实中却常常落入这样的俗套:首先处理那些紧急的事务,即首先关注细沙;等有了时间才想到那些石头,即重要的事务。重要性与目标有关,凡有价值,有利于实现目标的就是要事,而紧急之事往往对别人而非对自己重要。紧急且重要的事务:一定要减少当我们过多地或被迫处理紧急之事时,那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫,使我们陷入“救火队员”的模式之中,似乎永无宁日,也体会不到游刃有余的境界。
  显而易见,要想减少这类事务的比例,平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。
  紧急但不重要的事务:可以委托授权
  我们为什么会感到忙而无功,原因往往在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。
  主管临时派的某些活就可能属于这一类事务,对于主管来说重要,对于你只是紧急。这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士习惯4、5、6和8就会发挥作用了。倘若你的人际关系很差,或委托授权的能力欠缺,那你只能独自忍受这类事务。如果人缘好,就可以找人帮你来处理这类事务。
  当然,委托或授权不是倒垃圾,不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给他。高明的委托或授权,是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事,而又让被委托或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值,因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。
  如果你需要提高委托和授权的能力,建议你参加这方面的培训。
  不紧急也不重要的事务:尽力去放弃
  这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关,譬如有求必应、沉迷于网游、泡吧等等。我们常说积习难改,改变习惯真得就那么难吗?
  行为学的研究表明,如果坚持21天,你就很可能改变或养成一个新的习惯。当然,这21天,你需要经历如下过程。
  1-15天:感到别扭
  15-18天:可以自觉地去做了
  18-20天:感觉做起来舒服
  21天:变得自动了!
  曾经有一位女学员听到这“21天”的说法后,按捺不住内心的激动,同我们分享她的经历。她说自己是个特别好吃的人,所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。她有一天立下志愿,吃东西时能做到“双筷齐下”,所以她开始练习用左手吃饭。开始两周真的很别扭,但过了两周后就开始有些习惯了,到了第三周,即差不多 21天时,真的变得熟练自如了!现在只要一个人吃饭,她就能左右开弓!
  习惯不一定难改,难的是坚持!
  重要但不紧急的事务:需要我们最为重视!
  这类事务就是你人生中的大石头!人生之轮中的7个方面都属于这类事务。你每天的生活,都应围绕它们来展开。这样一来,你生活和工作行事的优先顺序是不是就出来了呢?
  时间管理的方法:集中统筹
目前常用的时间管理手段
  -以富兰克林-柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具
  -以Outlook和Lotus Notes为代表的电子工具
  尽管电子工具是办公现代化的体现,但它时常并不像纸质工具那么方便。这里介绍的纸质工具(即下面要讲的“效能效率年册”),将以上两类代表性工具的精华浓缩其中。熟练运用这套工具,会大大彰显你的职业化水准。
  以终为始,我们来这样做计划:
  Goal by Year,每年设定目标
  Review by Month (atleastQuarter),每月(至少每季度)反思回顾
  Plan by Week,每周制定计划
  Live by Day!过好每一天!
  首先从目标开始。每年都要把你最重要的人生目标放在首位(GoalbyYear)。放下眼前的事,屏息静气凝神你的激情所在,这是世界最需要你为之奋斗的。柯维在其《第8个习惯》一书中写道:“一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的,而不是发明出来的。”譬如我自己,生活的经历让我发现“影响他人”是我的一大天赋才能,因此,培训便成为了我人生的一项使命。当然,我还有许多其他与“影响他人的才能”相关的梦想,这都是我的激情所在,那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。我2006年与此相关的最重要目标包括:让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益;通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工;让家庭实现崭新的过渡(儿子离开幼儿园要上小学,新居交房还需要装修)。
  最重要的目标是你无论如何都要去拚力实现的。同时,你也不要忽视人生的其他方面。这就是说,一旦确定好最重要的目标,还需对人生的其他方面作出计划和安排。譬如,我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关,我就会考虑在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。
  确立了目标,就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中(Plan by Week)。行动切忌闷头前行,不驻足反思。每个月,至少每个季度都应该对行动进行总结。这样,你才能真正领略到时下流行的一个说法:“活在当下”(Live by Day)的真谛!
  每年年终,你是否能像孙悦唱得那样“这一年总得说来高兴的事挺多。身体不错,工作不错,心情也不错”?回首刚刚过去的2006年,我的心情还真不错!最重要的目标完成得不错,人生的其他方面也不错。每周都有计划,每个月都有反思,每天过得也都挺充实快乐。新的一年,我的使命还在延续,我的激情仍在燃烧,人生之轮依旧是指引我前进的方向盘。我相信,到了2007年底,我还会像那首歌唱的那样“家人不错,朋友不错,自己也不错”!
与时间管理工具相关的最重要的5个概念
  以下5个概念可以涵盖人生中所有要做的事。效能效率年册帮助你管理这5个概念,也就是你要做的所有的事,从而将你的计划真正落实。这5个概念是:约见、活动、未来活动、对别人的承诺、别人给你的承诺。
  约见:日期已经确定,有明确的开始时间,一般也有结束时间,如会议、约见、培训、接机等。
  活动:日期也已经确定,但没有规定开始时间,优先度可由自己确定,如写报告、电话通知、发邮件等。
  未来活动:未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动,如你今年年假何时休,怎么休还有待安排,这就算未来的活动。
  对别人的承诺:不一定有开始时间,但成果交付有时间期限。如项目经理承担的工作。
  别人的承诺:别人向你交付的成果有时间期限。
  有人可能会问,人的死亡属于什么?正常来说,死亡应该是未来的活动。但如果一个人想自杀,并且确定好了日期和时间,就成了约见。上学也属于约见。开学有日期,放假也有日期;上学有时间,放学也有时间;入学有期限,毕业也有期限。
  做梦是未来的活动;你想今晚做梦,那是活动;你想一睡着就做梦,那是约见。
  人生中几乎所有的事都可以被这5个概念所涵盖。
时间管理体系的两个层面
  -时间安排:每项工作活动发生的时间和所需要的时间。
  -信息管理:与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。
  时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统,应包括:
  时间安排工具:日历,每日时间表,每日活动表,甘特图(项目管理工具)等。
  信息管理工具:电脑硬盘档案,软盘、光盘档案,纸文件档案,电话、会见记录单等。
时间管理的具体方法
  一、每年制定目标。
  工具:人生之轮
  二、每周制定计划。
  工具:周计划
  三、未来活动安排。
  工具:日历(大概估计日期,填写在估计日期的月份)
  四、约见、会议安排。
  工具:日历
  五、每天的安排。
  工具:“每日安排表”(见附录一)。这一工具的特点:a)可以用A4纸自己拷贝;b)自己填写日期,灵活、经济;c)管理时间的维度全面周到,且一目了然。
  -在每日下班前计划第二天的工作
  -首先将日历中的约见、会议填入时间表(参考附录2)
  -将活动按优先性分成A、B、C、D类
  A类:紧急且重要
  B类:重要但不紧急
  C类:紧急但不重要
  D类:不重要也不紧急
  -估计每类活动应花的时间(参考附录3):
  工作不是干了算,而是应该算了干!
  对事讲效率,对人讲效果:谈事可以将时间卡得死一点,当涉及情感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些。
  -将活动穿插到约会的间隙内(附录2)
  -第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整
  -每天的工作安排应该:首先处理A、B类,然后是C类,努力完成D类,避免拖延
  六、别人的承诺。
  工具:每日安排表中“别人的承诺”部分。
  譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中。到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担。
  七、对别人的承诺。
  工具:可能运用到以上所有工具。
  因为你给别人的承诺,如项目管理,可能会包括约见,活动,未来活动和别人的承诺。
  八、每个月,至少每季度要做反思回顾。
  工具:成绩总结表。
  九、集中统筹,将以上所有工具集中在一册中,形成自己的人生。
  运用时间管理工具的好处
  -工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担。好记性不如烂笔头!
  -帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标。
怎样应对打扰
  打扰的来源有5P:

  一、People人:同事、上级。永远不要把客户当成是打扰,而是机会!
  二、Phone电话。
  三、Paper公文:信件、与自己无关的E-mail、文件、没用的名片等。
  四、Personal自我打扰:开小差、与别人聊天、打私人电话等。
  五、Peripheralvision视力所及的环境干扰:太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物等。

应对打扰的方式:

  一、拒绝:不要有求必应,而要学会善意地拒绝。
  二、推迟:帮助对方认清主次,适当推迟。
  三、减少:为对方限时。
  四、阻止:规定不受打扰的时间和情况。
  要想避免打扰且不得罪人,就必须实践高效能人士的习惯4、5、6.

怎样应对人的打扰:

  一、“谁”经常打扰?同他们沟通,说明自己的工作方式;同他们一起探讨如何做好时间管理。
  二、经常因为“何事”打扰?如果无书面说明,制作出来,简明易懂;再因此受到打扰,先让对方自己阅读说明,不明白再来找你。

怎样应对电话打扰:

  一、尽量设置留言电话。
  二、不要一有电话就接,每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。
  三、可以留出一段时间回复电话。

怎样应对公文打扰:

  一、公文的分类。活动性公文:需要你采取应对行动的公文。信息性公文:已处理完需要存档的公文。
  问题:办公桌上的客户名片是什么公文?
  答案:你如果需要这张名片马上与该客户联系,则此时该名片为活动性公文。联系过后,该名片就成了信息性公文。
  二、电子邮件应按事务4分类的优先顺序处理。
  三、办公桌上只留活动性公文,给信息性公文存档。
  四、存档的原则。一般需要存档的文件是公司所有文件的10%;根据公司要求该存档的存档;无章可循的分批归档:过一段时间(一般为一个月)决定是否需存档;能用电子版存档,就不要用纸文档;需要经常用的文件,最好有纸文档;对存档的文件可注明销毁日期。

怎样应对自我打扰:

  一、增强时间观念,应用时间管理方法管理好自己的时间。
  二、当然,适当的“自我”打扰也是休息的一种方式,但千万不要因此而打扰了别人。
  怎样应对周围环境的打扰:
  一、改善时间管理的第一项切实工作是整理你的办公桌。这像你的办公桌吗?
  *活动性公文是否放在“来件篮”和“发件篮”中?
  *电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄签纸(即时贴)吗?
  *信息性公文是否还在桌面上?
  *哪些信息性文件需存档?哪些需扔掉?
  *哪些需保留一段时间再决定是否存档?有地方保留这些文件吗?
  *名片是否分类易找?
  *办公室、桌面是否成了“周围环境”干扰?
  二、职业化的办公桌干净整洁,一般具备以下核心物品就够了:电话、电脑、常用文具、活动性文件(来件篮、发件篮)、“效能效率年册”。问题:
  1)回顾你的“人生之轮”需要发展的方面。你如何针对这些方面采取行动?
  2)回顾“个人效率的11个方面”中你的薄弱环节,现在准备如何提高?
  3)你在时间管理上还有哪些独到的经验值得今后借鉴?
分享至
更多
一键收藏,随时查看,分享好友!
0人
了这篇文章
类别:未分类┆阅读(0)┆评论(0) ┆ 返回博主首页返回博客首页
下一篇 向屁股学习

文章评论

 
 

发表评论            

屌丝逆袭靠学习!51CTO学院充值送金币啦!
昵  称:
登录  快速注册
验证码:

请点击后输入验证码博客过2级,无需填写验证码

内  容: